संकल्प मिडिया सेन्टरद्वारा संचालित

प्रभावकारी बैठक व्यवस्थापन सहकारीको समृद्धि

  •  
  •   १९ भाद्र २०७५, मंगलवार
  •  

दिलिप शर्मा,  कुनैपनि निर्णयमा पुग्नका लागि पहिला छलफल हुनुपर्दछ । बिना छलफल निर्णयमा पुग्न सकिदैन निर्णय नगरी योजना निर्माण हुदैन । योजना बनेपछि मात्र कायान्वय हुने हो । कार्यान्वयन तहमा बिशेष समयमा अनुगमन तथा मूल्यांकन गरेपछि मात्र परिणाम हासिल गर्न सकिन्छ । त्यसैले सुरुवाती तहमा नै जग बलियो बनाउनुपर्दछ । कुनैपनि कामहरु गर्दा यसका सुरुवातमा नै विधि तथा पद्धतीको पक्षपोषण गर्नु उपयूक्त हुन्छ ।
अधिकांश सहकारी संस्थामा बैठक व्यवस्थापनका बिषयलाई कमै मात्रामा चासो दिइएको पाईन्छ । बैठक बस्दा नेतृत्व हावी हुने र समावेशि रुपमा छलफलका बिषयवस्तुहरु चाहेजति नउठ्ने र उठेमा पनि संवोधन नहुने देखिनु राम्रो होइन ।
धेरै संस्थामा औपचारिक वा अनौपचारिक रुपमा बैठक बसेको हामीले देखेका छौं , सुनेका छौं र पढेका र देखेका पनि छौं । यस्ता बैठकमा कुन खालका विधि, पद्धती उपयोग गर्न सक्दछौं वा भउको छ र यसले  के फाइदा हुन्छ भन्ने कुरामा एकपटक बहस र छलफलका बारेमा पनि जानकारी राखेका छौं । त्यसैले बैठक के हो र यसका व्यवस्थापनका बारेमा सहकारीकर्मीहरु बीचमा बहस चलाउनु उपर्यूक्त हुन्छ ।
सहकारी संस्थामा बैठक भन्नाले सामान्य अर्थमा कुनै पनि विषयमा उद्देश्य पुरा गर्न निश्चित समय, स्थान र तोकिएको मितिमा गरिने छलफल, विचार, विमर्षको  कार्य बैठक हो । बैठक बसेर मात्र पुग्दैन यसका लागि प्रभावकारीता समेत हुनु जरुरी हुन्छ । बैठक त्यसै बसिदैन यसका लागि सूचना आदान प्रदान गर्ने तथा जानकारीहरुको सम्वन्धित सरोकारवालाहरुको लागि सूचना प्रवाह गर्नुपनि हो । जुन बिषयमा छलफल गरिन्छ उक्त बिषयमा उपस्थित सबै सहभागिहरुले आफ्ना धारणा राख्ने वा राय राख्नका लागि पनि बैठक जरुरी हुन्छ । सबै मानिस एकै प्रकारका हुदैनन बिषयवस्तु प्रति बुझाइ फरक फरक हुनसक्छ त्यसैले ज्ञान शीप र धारणा र अनुभवहरुको आधारमा छलफल गर्दै निर्णयमा पुग्नका लागि बैठक बस्ने गरिन्छ ।
बिभिन्न संघ÷संस्थामा हामीले अभ्यास गरेका बैठकका व्यवस्थापनमा प्भावकारी बिभिन्न कारणले गर्दा हुन सक्दैनन जसमा निम्न अनुसारका बिषयमा छलफल गर्न सकिन्छ
१. व्यवस्थापन पक्ष कमजोर हुनु
प्रभावकारी बैठक व्यवस्थापन कमजोर हुनुका बिभिन्न कारणहरु हुन्छन् । जुनदिन जुन बैठकका लागि सूचना सम्प्रेषण गरिन्छ उक्त दिनमा के कस्ता बिषयहरुमा निहित भएर छलफल गरिन्छ भनेर सुरुमा नै कार्य सूची स्पष्ट नहुँदा बैठकमा आउने सहभागिहरुले तयारीका साथ बैठकमा उपस्थित हुन नसक्ने कारण प्रमुख हो । यसमा त झन उक्त बैठकमा धेरै भन्दा धेरै बिषयहरु समेटेर बोझिलो बनाइदिदा सूचना तथा बैठक नै प्रभावहिन हुन्छ ।
२. समयको उचित सदुपयोग नहुनु
मानिस सामाजिक प्राणी भएकोले धेरै भन्दा धेरै सामाजिक संघ संस्थाहरुसँग आवद्ध भएको हुन्छ । सबै मानिसहरुका आफ्ना ब्यक्तिगत तथा सामाजिक कार्यहरुमा संलग्न हुनुपर्ने कारण बैठकमा उपस्थित हुने सहभागिहरुको समयको व्यवस्थापन उचित नहुदा बैठकले पूर्णता पाउँदैन । जसका कारण बिभिन्न खालका समस्याहरु देखा पर्दछन् । र  बैठक अन्त्य हुने अवस्था सम्म सहभागिहरु आउने तथा जाने कार्यहरु भइरहन्छन र बैठक समयमा सुरु र अन्त्य नहुँदा पनि यस्ता समस्याहरु आइरहन्छन ।
३. भौतिक सुविधामा ध्यान नदिनु
धेरै जसो सहकारी संस्थाहरुमा बैठक बस्दा जहाँ पायो त्यही बैठक बस्ने गरिन्छ । सहभागिहरुलाई कुनै पनि बिषयमा छलफल गर्दा आरामसँग बसेर छलफल गर्ने स्थान नहुँदा खुल्ला रुपमा मनमा लागेको कुरा अभिब्यक्त गर्न समस्या हुनसक्छ । बस्ने कक्षहरुको व्यवस्थापनले बैठक राम्रो हुन जानछ त्यसैले बैठकमा चिया तथा खाजाहरुको प्रवन्ध समेत राम्रो गरिनुपर्दछ । बिभिन्न खालका कार्यहरुमा व्यस्त भएर थकान मुद्रामा छलफलमा सहभागि सहित भोकै हुदा मनमा लागेको कुरा स्पष्टसँग राख्न सकिदैन ।
४. बैठक सञ्चालन प्रभावकारी नदिनु
बैठक सुरुमा नै बिषयवस्तुहरु माथि बुँदागत रुपमा छलफल अगाडि बढाउँदै तय गरिएका बिषयवस्तुहरु माथि छलफल अगाडि बढाउनु पर्दछ भने नेतृत्वले जहिले पनि विधि तथा बैठकका आचार संहिता अनुसार अगाडि बढाउने पहल गर्नु पर्दछ । सबैले एकै बिषयमा धेरै भन्दा धेरै कुराहरु राख्दा बैठक भाँडिन सक्दछ र असन्तुलन भइ भाँडिन सक्छ । बैठकमा उपस्थित सबै जना सहभागिहरुमा समावेशि रुपमा पालैपालो बोल्ने अवसर प्रदान गर्न नसक्नु पनि बैठकका बेफाइदा हो यसले बैठक प्रभावकारी हुदैन । यसरी पूर्णतया विधि संगत नचलेको बैठकमा उपस्थिती न्यून हुन जान्छ र बिना उपस्थित भएको निर्णयका भागिदारी कोहि पनि नरहन सक्दछन । साथै बढ्दो सूचना तथा प्रविधिको यूगमा बैठकमा मोबाइलको प्रयोग र घन्टिहरुको व्यवस्थापन गर्न नसकेमा पनि बैठक प्रभावकारी हुदैन ।
५. सदस्यहरुको प्रतिवद्धतामा कमी
हाम्रो वरीपरी बैठकका अवस्था हेर्दा बिभिन्न अवस्था देख्न सकिन्छ । बिषयवस्तु माथि उपस्थित सहभागिहरु गम्भिर नभै बैठक समापन हुने अवस्था सम्म पनि आउने जाने भइरहेको धेरै बैठकहरुमा देख्न सकिन्छ । बैठकमा आएपनि आ आफना घरायसी कामहरु जस्तै मेलापात, घरधन्दा , गाइवस्तु, लेनदेन जस्ता बिषयमा केन्द्रित रहेको पाइन्छ यो भनेको  बैठकको बिना तयारी बोलाइएको बैठक नै हो ।
६. कार्यान्वयन पक्ष कमजोर हुनु
सहकारी संस्थामा बिभिन्न खालका बैठकका तरीका तथा प्रकृयाहरु देख्न सकिन्छ । यो भनेको बैठकका ज्ञानको अभाव नै हो । बैठकमा जे बिषयमा छलफल हुन्छ वा निर्णय लेखिन्छ उक्त बिषयका बारेमा सबै सहभागिहरुका बीचमा स्पष्ट जानका।री नगराउदा समस्या उत्पन्न हुन्छ । बैठक बसी सकेपछि उक्त निर्णयहरु सोहि समयमा नै निर्णयार्थ प्रस्तुत गर्न आनाकानी गर्ने वा अभिलेख समेत तयारी नगर्ने जस्ता बिषय बैठकका लागि हानीकारक नै हो । निर्णय भइसकेपछि कार्यान्वयनको तहमा कार्य अगाडि नबढ्दा उपस्थित सहभागिहरुलाई निराशा पैदा हुनजान्छ । कुन काम कहिले र कसरी कति भयो भन्ने बिषयको समय समयमा लेखाजोखा नहुनु पनि बैठकका अर्को कमजोर पक्ष नै हो ।
प्रभावकारी बैठक कसरी गर्ने त ?
बैठकका बिषयमा छलफल गर्दै गर्दा प्रभावकारी रुपमा कसरी सञ्चालन गर्न सक्दछौ. भन्ने आधारभूत रुपमा जान्न उपर्यूक्त हुन्छ । सबैभन्दा पहिला बैठक पूर्वनै बिभिन्न खालका बिषयमा प्रकृयागत रुपमा नै तयारी गर्दै अगाडि बढ्दा संस्थामा सुशासन कायम गर्न सकिन्छ । बैठकलाई प्रभावकारी रुपमा अगाडि बढाउन सबैभन्दा पहिला बैठकका कार्य सूचिहरु तयार गर्दै  सरोकारवालाहरुमा सूचना प्रवाह गर्नुपर्दछ । कुन बिषयमा के निर्णयहरु गर्ने भनेर विविध बिषयका बारेमा सजिलै निर्णयमा पुग्नका लागि बिभिन्न खालका अध्ययन सामग्रीहरु वितरण गर्ने र उक्त सूचना सम्वन्धित सबैमा सम्पे्रषण भयो वा भएन भनेर अनुगमन गर्ने कार्य पनि महत्वका साथ गर्नुपर्दछ । साथै जे उद्देश्यका साथ बैठक बस्न लागिएको छ । सोहि अनुसार बैठक कक्ष र खाजा तथा चियाको प्रवन्धका लागि तयार गर्नु उपर्यूक्त मानिन्छ ।
बैठकको अवधिमा गर्नुपर्ने कार्यहरुका पक्षमा समेत अति महत्वका साथ अगाडी बढाउनु पर्दछ नेतृत्वकर्ताले बैठकलाई मर्यादित बनाई दीगो रुपमा अगाडि बढाउनका लागि निर्धारित समयमा सुरु र अन्त्य समेत गर्नुपर्दछ । सबै सरोकारवालाहरुमा बैठकमा सक्रिय सहाभगिता गराउन पहल सहित सबै सहभागिहरुको धारणा समेत बुझ्नका लागि बिचार बुझ्ने र धारण राख्न प्रोत्साहन गर्ने र बैठकमा आएका वा देखा परेका बिभिन्न समस्याहरुलाई सामाधान गर्नका लागि सबै पक्षहरुको सहयोगिको भूमिका निर्बाह नेतृत्वले गर्नुपर्दछ । सबैको सहमत सहित भएको निर्णयका बिषयहरुलाई निर्णय पुस्तिकामा अभिलेखको रुपमा उतार गर्दै संस्थागत रुपमा अगाडि बढ्नु पर्दछ । र सबैलाई धन्यवाद सहित बेठकको समापन गर्न सक्नुपर्दछ ।
बैठक समापन गर्ने बित्तिकै सबै कार्यहरु समापन भएको मानिदैन किनभने यस पश्चात पनि धेरै कार्यहरु गर्नु राम्रो मानिन्छ । बैठकपछि बैठकमा भएका बिभिन्न खालका निर्णयहरुलाई सहभागिहरु समक्ष दिएका पारदर्शीता कायम भएको समेत मानिन्छ । जसले गर्दा नेतृत्वहरुले सजिलै जस पाउने अवसर प्राप्त हुन्छ । बैठकमा भएका जे जस्ता निर्णयहरु जहिले गर्ने भनिएको छ सो कार्यहरु समयमै सम्पादन गर्नु अर्को महत्वपूर्ण कार्य मानिन्छ । कस्ले जिम्मेवारी लिएको कार्य पुरा भयो वा भएन वा जिम्मेवारी पुरा भयो वा भएन भन्ने बिषय ख्याल गर्दै यसको बारेमा सचेत समेत हुन जरुरी हुन्छ । यस्तो अवस्था सहित कार्य भएको खण्डमा बैठकको मूल्यांकन सहि ढंगले हुन्छ र सहकारी संस्थाहरु समृद्ध रुपमा अगाडि बढ्न सक्दछ । बिषय सानो खालको भएपनि यस्ता क्रियाकलापहरु अपरिहार्य छ । साच्चै सिंगो सहकारीको क्षेत्रमा हाम्रो अभियानहरुलाई एकताबद्ध बनाई सुशासन यूक्त सहकारी निर्माण गर्ने हो भने आजैबाट सहकारीका बैठक व्यवस्थापन सहित आधारभुत बिषयमा राम्रा अभ्यासहरुको थालनी गर्नु अपरिहार्य छ ।
शर्मा जिल्ला सहकारी संघ काभ्रेका सचिव हुनुहुन्छ ।